第一章 总则

第一条 为了进一步改进我校机关工作作风，促进公文处理工作的科学化、制度化、规范化，依据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合我校实际情况，制定本细则。

第二条 上海大学公文是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。学校逐步采用现代化手段处理公文，提高工作效率。

第五条 党委办公室、校长办公室主管学校公文处理工作，负责对学校各单位进行业务指导和督促检查。

第二章 行文规范

第六条 行文应当确有必要，注重实效。

第七条 学校主要公文种类有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销机关部门和基层单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于批转职能部门的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求机关部门和基层单位办理、周知或者共同执行的事项，公布内设机构，任免干部。

（七）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，答复上级单位的询问。

（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

（十二）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第八条 学校各级各类发文应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。

第九条 “请示”，应当一文一事，一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位，应当用抄送形式。不得既写主送单位，同时又写主送、抄送领导个人。

“报告”不得夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。

第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需越级行文时应同时抄送被越过的单位。学校党委和行政、同级党政部门、党政部门与其他同级单位，必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十一条向上级单位行文，原则上主送一个上级单位，根据需要抄送相关上级单位和同级单位。

除了“纪要”、“函”等公文或学校明确授权的情形外，党委办公室、校长办公室之外的学校其他机关部门和基层单位不得对校外单位正式行文。

除校领导直接交办事项外，不得以本单位名义向校领导个人报送公文；不得以本单位负责人个人名义向上级报送公文。

第十二条党委办公室、校长办公室根据学校党委、行政授权，可以向二级单位行文；其他职能部门不得直接向二级单位发布指令性公文，或者在公文中向二级单位提出指令性要求。

第三章 公文格式

第十三条 公文一般由紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）紧急公文应当在首页发文单位名称左上标明“特急”或“急件”。

（二）发文字号包括单位代字、年份、序号。

（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（四）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。

（六）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之间注明附件序号和标题。

（七）发文单位署名应当使用全称。

（八）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。

（九）公文应当加盖发文单位印章，并与发文单位名称相符。

（十）公文应当在抄送栏下标明印发单位名称和印制日期。

第十四条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文左侧装订。

第十五条 公文版式参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行。其中：

（一）文字从左至右横写、横排。

（二）公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。

（三）正文用3号仿宋体字，行间距为26磅。

（四）签发人、主送单位、附注、附件用3号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。

第四章 发文办理

第十六条 发文办理指制发公文的过程，主要包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条 公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。

（五）使用国家法定计量单位。

（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（七）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十八条 主办单位拟制公文时，对涉及其他单位职权范围内的事项，应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请学校协调或裁定。

第十九条 公文文稿签发前，应当由党委办公室、校长办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由和依据是否充分，内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策。

（二）是否完整准确体现发文意图，所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及不同单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范。

（五）是否符合公文起草要求的其他事项。

第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，提请起草单位修改后重新报送。

第二十一条 公文按签发权限送有关领导签发。属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文，经授权可由党委办公室、校长办公室负责人签发。

第五章 收文办理

第二十二条 收文办理指党委办公室、校长办公室对收到的公文的办理过程，包括审核、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

对机关部门和基层单位呈报的公文，审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；涉及其他单位职权的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

对机关部门和基层单位上报的符合本细则规定的公文，党委办公室、校长办公室根据职权提出拟办意见，送有关领导阅示或者交有关单位办理。

第二十三条 党委办公室、校长办公室对收到的上级单位或校外其他单位下发或交办的公文，由负责人进行初审。阅知性公文根据公文内容、要求和工作需要，确定范围后分送；批办性公文应当提出拟办意见，报有关校领导批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位；紧急公文应当明确办理时限。

第二十四条承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回党委办公室、校长办公室并说明理由。

第二十五条 送校领导批示或交有关单位办理的公文，党委办公室、校长办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第六章 公文归档

第二十六条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

第二十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限, 按照有关规定定期移交档案部门归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十八条 不具有归档价值和存查价值的公文, 经过鉴别和有关领导批准后定期销毁。

第七章 附则

第二十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖使用单位证明章。

第三十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十一条 党委办公室、校长办公室对学校下发和转发的公文的贯彻情况应当进行督促检查。

第三十二条 本细则自发布之日起施行。学校此前文件与本细则不一致的，以本细则为准。但学校制定行政规章方面的公文，仍依照《上海大学行政规章制度管理办法》(上大内〔2011〕114号)规定办理。

第三十三条 本细则由党委办公室、校长办公室负责解释。